In dit artikel een voorbeeld van een Retention Policy om Deleted Items automatisch op te schonen tijdens de maintenance intervallen van Exchange 2010.

We beginnen met het maken van een Retention Policy Tag :

STAP 1
– Klik rechts in het action menu op “Create Retention Policy Tag”
– Bij “Tag Type” aangeven dat het om Deleted Items gaat
– Age Limit : Het aantal dagen dat een item in de Deleted Items beschikbaar moet blijven nadat het een item verplaatst is naar de Deleted Items
– Action to take : Wat moet er gebeuren met de items nadat de Age Limit overschreden is. In dit geval “Permanently Delete”
– Geef de Policy Tag een duidelijke naam en klik op “OK”
– De Policy Tag is nu gemaakt.

STAP 2
Het maken van de Retention Policy en daar de mailboxen aan hangen :
– Ga naar het tabblad “Retention Policies” zoals hieronder in de afbeelding te zien is
– Klik rechts in het action menu op “New Retention Policy”
– Geef de Policy een duidelijke naam.
– Bij “Assign tags to the policy” op “Add” klikken en de zojuist gemaakt Policy Tag toevoegen.

– Ga vervolgens naar het tabblad “Mailboxes”
– Klik op “Add” en voeg de mailboxen toe waarvan je wilt dat deze onder de nieuwe policy gaan vallen.
– Klik op “OK” en de policy is klaar voor gebruik.

We kunnen nu wachten tot Exchange van start gaat met de dagelijkse maintenance (default tussen 1 en 5 uur ‘s nachts), maar als je geen geduld hebt kun je maintenance ook forceren op 1 mailbox (of alle) om te kijken of het werkt.

Hiervoor gebruik je het cmdlet (via de Exchange Management Shell) :
Voor een enkele mailbox :
Start-ManagedFolderAssistant – Identity PietjePuk

Voor alle mailboxen :
Get-Mailbox |Start-ManagedFolderAssistant

Vervolgens kun je gaan checken of de Policy zijn werk heeft gedaan en de items in de Deleted Items getagd heeft :
In de onderstaande afbeelding zien we bij de rood omcirkelde velden dat de Policy Tag inderdaad toegepast is en het item op 27-6-2016 verloopt en daarna verwijderd zal worden.

Het komt wel eens voor dat items wel getagged worden, maar niet verwijderd.
Na veel zoeken blijkt dat het om een database setting kan gaan welke permanent verwijderen tegenhoudt als er géén backup van gemaakt is.
De setting kun je (als je dat wil of als je geen *kuch* backup wilt/kunt maken 🙂 ) uit zetten.

Dit doe je door naar “Database Management” te gaan, de properties van de betreffende database op te vragen en naar het tabblad “Limits” te navigeren.
Je kunt daar het vinkje uitschakelen bij “Don’t permanently delete items until the database has been backed up”
Hou wel in het achterhoofd dat bij een “oepsje” het item écht weg is en dus niet meer terug te halen is vanuit een backup !

Retention Policies zijn een fantastische oplossing tegen de notoire emailbewaarders die niks weg willen of zeggen kunnen te gooien.
Hiermee help je ze een handje om mailboxen toch enigszins opgeruimd te krijgen.
Papieren post bewaar je tenslotte ook niet oneindig in de prullenbak toch ?

Sinds SP1 voor MS Exchange is het Start-ManagedFolderAssistant aangepast.
In de RTM versie kan met de Identity parameter aangegeven worden om alle mailboxen op een server te processen en met de Mailbox parameter een specifieke mailbox.

Sinds SP1 voor Exchange 2010 is de Mailbox parameter er uit gehaald en de parameter Identity zo aangepast dat men een mailbox of mail user kan processen.

Bijvoorbeeld : Start-ManagedFolderAssistant -identity Pietjepuk om een enkele mailbox te gaan onderhouden.

Wanneer men alle mailboxen wil onderhouden, gebruik dan het volgende cmdlet :

Get-Mailbox |Start-ManagedFolderAssistant
Get-Mailbox list alle aanwezige mailboxen en pipet deze naar het Start-ManagedFolderAssistent commando en zal dus zo alle mailboxen aflopen.

Vanaf Exchange 2010 SP1 heeft Microsoft een nieuwe methode ontwikkeld om de inhoud van een mailbox te exporteren naar een PST bestand. Standaard heeft geen enkel gebruikersaccount rechten om de inhoud van een mailbox te mogen exporteren. Deze rechten moeten expliciet toegewezen worden aan de accounts die de Mailbox Export Request methode gaan gebruiken. Tevens is het van belang te weten dat de Mailbox Export Request alleen te gebruiken is op een Client Access Server. Omdat er meerdere Client Access Servers aanwezig kunnen zijn in een netwerk kan je Mailbox Export Request op al deze servers gebruiken. Het pad waar de inhoud naar toe moet worden geëxporteerd moet een UNC-pad zijn, en geen lokaal pad.

De geëxporteerde inhoud van de mailbox wordt geplaatst op een locatie naar keuze, het is van belang dat de Exchange Trusted Subsystem minimaal lees-/schrijfrechten heeft op deze locatie.

Mailbox Export Request rechten instellen

Allereerst moeten we ervoor zorgen dat de rechten juist staat ingesteld op locatie waar de PST bestanden naartoe worden geëxporteerd. Het enige wat je daarvoor hoeft te doen is de Security Group Exchange Trusted Subsystem lees-/schrijfrechten heeft op deze locatie.

Open vervolgens de Exchange Management Shell(open deze niet als Administrator). Geef het administrator account de juiste rechten met de volgende cmdlet:

New-ManagementRoleAssignment –Role “Mailbox Import Export” –User domein\gebruikersnaam

Als je als deze gebruiker bent ingelogd herstart je Exchange Management Shell sessie om de gebruiker toegang te geven tot de nieuwe cmdlets.

Exchange mailbox exporteren naar een PST bestand

Nu alles juist staat geconfigureerd kunnen we de New-MailboxExportRequest cmdlet gebruiken om de inhoud van een mailbox te exporteren. De enige twee parameters die we voor deze commando moeten gebruiken is de locatie waar het PST bestand naartoe moet worden geëxporteerd en de naam van de mailbox die moet worden geëxporteerd.

Om een mailbox te exporteren ziet de cmdlet er als volgt uit:

New-MailboxExportRequest –Mailbox mvandijk –FilePath \\win-9TEH2L2G2S8\Support\Export\mvandijk.pst

Met de cmdlet Get-MailboxExportRequest kan je de status van de export zien.

Get-MailboxExportRequest

Om meer details te kunnen zien over de mailbox, gebruik dan de volgende cmdlet:

Get-MailboxExportRequest -Name MailboxExport | fl

Tijdens het exporteren van de mailbox kan je heel eenvoudig de export actief monitoren met de cmdlet Get-MailboxExportRequestStatistics

Get-MailboxExportRequest | Get-MailboxExportRequestStatistics

Mailbox export voltooien

Nadat een aanvraag voor het exporteren van een mailbox is voltooid, blijft deze op de server staan totdat deze is verwijdert door de Administrator met cmdlet Remove-MailboxExportRequest

Om een overzicht te zien van de alle voltooide exports, gebruik de volgende cmdlet:

Get-MailboxExportRequest | where {$_.status -eq “Completed”}

Wanneer je klaar bent met het exporteren van de mailboxen moeten de aanvragen uit Exchange worden verwijdert.

Get-MailboxExportRequest | where {$_.status -eq “Completed”} | Remove-MailboxExportRequest

Bron : Windowstechblog.nl

Het komt wel eens voor dat je een postvak hebt waarin bijvoorbeeld Engelse namen gebruikt worden zoals “Inbox” i.p.v. “Postvak IN”

In Exchange kun je dit op server niveau eenvoudig aanpassen.

Ga hiervoor op de server naar de Exchange Management Shell (Deze wijziging kun je niet via de GUI doen)

Gebruik het onderstaande commando :

Set-MailboxRegionalConfiguration -Identity “Postvak Naam” -Language “nl-NL” -LocalizeDefaultFolderName:$true

Daarna Outlook opnieuw starten en de foldernamen zijn in het Nederlands !

Dit is eenvoudig op te lossen door het versturen in rich-text formaat uit te schakelen.
Hierdoor worden bijlages niet meer geconverteerd naar winmail.dat.

Ga hiervoor naar de Exchange management console :