Category: Microsoft Exchange

Blogs over Microsoft Exchange problemen, weetjes, info etc.

Outlook 2016 laat geen OneDrive bijlages zien !

Outlook 2016 laat geen OneDrive bijlages zien !

Outlook 2016 en OneDrive bijlages

Het gebruiken van Cloud diensten gebeurd steeds vaker. Dit is ontzettend makkelijk want : Je hebt je bestanden altijd en overal bij je.
Maar soms is dat voor de ontvangende partij lastig !

Het probleem

Wanneer iemand met bijvoorbeeld Hotmail of Office 365 een Onedrive bijlage verstuurd, is de kans groot dat je niet de bijlage zélf maar een link naar de bijlage in je OneDrive account verstuurd.
Dit hoeft geen probleem te zijn, maar voor bedrijven die met Office 2016 (Professional Plus) werken en dus ook Outlook 2016 Professional Plus, zien die link niet in de mail.
In voorgaande versies van Office speelt dit niet, Outlook 2010 en 2013 bijvoorbeeld geven probleemloos de OneDrive links weer.

Waarom gebeurd dit

Het waarom is niet geheel duidelijk aangezien er op internet niet veel over te vinden is.
Maar het lijkt er op dat Outlook 2016 anders omgaat met de E-mail weergave dan voorgaande versies.
Of dit te maken heeft met het feit dat OneDrive steeds meer geïntegreerd wordt in Microsoft producten, of dit bewust gedaan wordt, het een bug is of dat de functionaliteit nog toegevoegd wordt is vooralsnog onduidelijk.
Feit is wel dat dit probleem er is, meerdere mensen er last van hebben en er ook op verschillen fora over geklaagd wordt, maar geen oplossing geboden wordt.

Een Workaround

Er is wel een workaround voor dit euvel, namelijk de email in een webbrowser laten weergeven.
De links zijn dan wel zichtbaar.

Voorbeeld :

In Outlook 2016 weergave :

In onderstaande afbeelding zie de e-mail, er wordt gesproken over bijlages, maar die zijn er niet volgens Outlook.
Het bekende paperclipje zie je ook niet. Eerste gedachte hier is dat de bijlage vergeten is, terwijl dat niet zo is.

Outlook 2016 en onedrive bijlages 1

Druk in de menubalk op Acties –> Weergeven in browser

Outlook 2016 en onedrive bijlages 2

Waarop je een waarschuwing krijgt :
Als je dit vaker gaat doen en je niet steeds de actie wilt moeten bevestigen, plaats je een vinkje bij Dit bericht niet meer weergeven en vervolgens klik je op OK.

Outlook 2016 en onedrive bijlages 3

De Internet Browser opent nu en je krijgt de mail gepresenteerd in HTML :
Het ziet er niet erg gelikt uit, maar je ziet de mail die je in Outlook ook kunt zien. Alleen in de browser zie je nu ook de bijlages (in het geel gearceerde vak)
Van hieruit kun je de bijlages dus openen.

Outlook 2016 en onedrive bijlages 4

Heb jij dé oplossing ?

Dit is tot nu toe de enige mogelijkheid die ik heb gevonden om in Outlook 2016 Professional Plus OneDrive Bijlage Links weer te kunnen geven.
Heb jij suggesties of dé oplossing ? Laat het weten op info@icttipsandtricks.nl !

Exchange 2010 Maximaal aantal recipients per email instellen

Exchange 2010 Maximaal aantal recipients per email instellen

Maximaal aantal recipients instellen

Om te voorkomen dat er mails de exchange server verlaten die geadresseerd zijn aan grote hoeveelheden recipients, kunnen we een limiet instellen op het aantal recipients.

Dit ga enkel via de Exchange management shell, dus niet via de EMC.

Max. Recipients voor de gehele organisatie instellen

Open de Exchange Management Shell en bekijk eerst de config :
Het commando hiervoor is :

Get-TransportConfig

We krijgen dan de volgende Output :
exchange 2010 get-transportconfig

We zien hierboven dat onder MaxRecipientEnvelopeLimit het aantal op 100 staat. Dit betekend dat er per mail maximaal 100 geadresseerden toegevoegd mogen worden.

Om dit aan te passen naar bijvoorbeeld maximaal 10, gebruiken we het volgende commando :

Set-TransportConfig -MaxRecipientEnvelopeLimit 10

Na dit commando krijgen we geen bevestiging.
Wanneer we nu nog een keer het commando Get-TransportConfig gebruiken, zien we dat MaxRecipientsEnvelopeLimit aangepast is :
exch2010 get-transportconfig aangepast

Max Recipients instellen op een Receive Connector

Wanneer je het maximale aantal recipients alleen op een Receive Connector wilt instellen dan kan dat met het volgende commando

Set-ReceiveConnector -Identity “Naam van de Receive Connector” -MaxRecipientsPerMessage 300

Max Recipients instellen op een Transport Server

Wanneer je gebruik maakt van een separate Transport Server, dan kun je daar ook het maximale aantal recipients instellen

Set-TransportServer -Identity “Server01” -PickupDirectoryMaxRecipientsPerMessage 200

Max Recipients instellen per gebruiker

Wil je voor een enkele gebruiker het maximaal aantal recipients instellen ?
Dan kan dat met het volgende commando :

Set-Mailbox -Identity “Pietje Puk” -RecipientLimits 100

 

Exchange 2010 : activesync verbinding op telefoon geforceerd verbreken

Exchange 2010 : activesync verbinding op telefoon geforceerd verbreken

ActiveSync verbinding verbreken.

Wanneer je een AD account disabled, wachtwoord wijzigt etc. blijft de mail op een smartphone gewoon werken.
Echter wanneer de verbinding opnieuw tot stand gebracht wordt door bijvoorbeeld opnieuw starten van de telefoon kan er geen verbinding meer gemaakt worden.

Dit is overigens ook te gebruiken wanneer je de mobile phone partnership wilt verwijderen. Zolang er een verbinding is, kun je de partnership niet verwijderen.
Op deze manier kun je dus de verbinding geforceerd verbreken, waarna je de partnership probleemloos kunt verwijderen.

ActiveSync blokkeren op device niveau

Om de ActiveSync verbinding om wat voor reden dan ook per direct geforceerd te verbreken zodat er per direct niet meer gemaild kan worden moet je een aantal commando’s ingeven :

Als eerste moet je het device_id van de gebruiker achterhalen.
Open de Exchange management shell en gebruik het volgende commando :

Get-ActiveSyncDeviceStatistics -Mailbox:”<EmailAlias>” |fl DeviceID

Noteer of kopieer vervolgens het/de DeviceID(‘s)

Dan om specifiek het apparaat te blokkeren gebruik je het volgende commando :
Wanneer je 1 device hebt, hoef je maar 1 DeviceID op te geven, heb je er meerdere, dan kun je de DeviceID’s opgeven gescheiden door een komma.

Set-CASMailbox -Identity: “EmailAlias” -ActiveSyncBlockedDeviceIDs: “<DeviceID_1>”,”<DeviceID_2>”

ActiveSync weer toestaan op device niveau

ActiveSync is nadien ook weer in te schakelen voor het geblokkeerde device :

Set-CASMailbox -Identity: “EmailAlias” -ActiveSyncAllowedDeviceIDs: “<DeviceID_1>”,”<DeviceID_2>”

 

Exchange gedeelde mailbox verzonden items alleen in eigen Verzonden Items

Exchange gedeelde mailbox verzonden items alleen in eigen Verzonden Items

Gedeelde mailbox Sent Items

Wanneer je in Outlook een gedeelde mailbox hebt waar meerdere personen gebruik van maken, en je verstuurd namens die mailbox een mailtje, dan komt deze verstuurde mail alleen in de Sent Items van de gebruiker en niet in de Sent Items van de gedeelde mailbox.

Vanaf Exchange 2010 SP2 rollup 4 kun je dit aanpassen op server niveau in de Exchange Management Shell.

Open de Management Shell :
sent-items-exchange-shared-mailbox-1

Gebruik nu het commando Get-MailboxSentItemsConfiguration <Postvak-ID> om te kijken hoe de sent items ingesteld staat.
We zien hier dat de Sent Items in de Sent Items van de Sender terecht komen, dus de map van de persoon zelf en niet in de gedeelde mailbox.
sent-items-exchange-shared-mailbox-2

Om dit aan te passen, kunnen we het volgende commando gebruiken :
Set-MailboxSentItemsConfiguration <Postvak-ID> -SendAsItemsCopiedTo SenderAndFrom
Bij dit commando krijgen we verder geen bevestiging.
sent-items-exchange-shared-mailbox-3

Als we nu naar de status kijken, zien we dat het aangepast is :
sent-items-exchange-shared-mailbox-4

Als we nu een mail namens de gedeelde mailbox verzenden, komt deze in de Sent Items van de persoonlijke mailbox én van de gedeelde mailbox terecht.
Op deze manier is voor iedereen duidelijk die deze mailbox gebruikt wat er verstuurd is.

 

Exchange 2010 / 2007 Tarpitting in of uitschakelen

Exchange 2010 / 2007 Tarpitting in of uitschakelen

Exchange 2010/2007 Tarpitting

Probleem :

Met Exchange 2003 was tarpitting ingeschakeld na SP2 met een register hack. Nieuwere versies van Exchange hebben deze feature standaard aan staan.

Wat is Tarpitting ?

Het is een methode om een mailer te stoppen die je meerdere requests verstuurd. Het is ontworpen om misbruik te stoppen van :

  • Directory Harvest Attack : Hier wordt geprobeerd legitieme mailadressen te achterhalen door naar willekeurige adressen te gaan bulk mailen.
  • NDR Attack : Eigenlijk een DDos aanval wat het resultaat van een Directory Harvest Attack kan zijn.
    De mailqueue wordt hier gevuld met duizenden NDR’s waardoor de server steeds trager wordt en uiteindelijk zelfs vastloopt/stopt.

Om dit tegen te gaan is Tarpitting bedacht. Dit houdt verzenders tegen om achter elkaar mails te versturen. Er wordt een tijd gehanteerd welke tussen het verzenden van mail moet zitten.
Standaard is dit 5 seconden dus na het verzenden van een mail moet er minimaal 5 seconden tussen zitten voordat er een nieuwe gestuurd mag worden.
Alles wat binnen 5 seconden ontvangen wordt na de 1e poging wordt afgevangen en weggegooid.
Op deze manier wordt het voor spammers en script kiddies veel te tijdrovend om je aan te vallen en zullen het elders gaan proberen.

Oplossing

Uitzoeken wat je Tarpitting instellingen zijn :

Zoals reeds gezegd is de standaard instelling voor alle receive connectors 5 seconden. Om te bekijken of dit ook voor jouw instellingen geldt, gebruik je het volgende commando :

get-ReceiveConnector | select name,tarpitinterval

tarpitting-exchange-1
Hierboven kun je zien dat alle receive connectors op 5 seconden ingesteld staan.

Om Tarpitting uit te schakelen op alle Receive Connectors

Tarpitting is een goede zaak en moet eigenlijk gewoon aan staan. Ik raad dan ook aan om dit alleen uit te schakelen om te testen/troubleshooten.
Gebruik het volgende commando om op ALLE receive connectors tarpitting uit te schakelen :

get-ReceiveConnector | set-ReceiveConnector –TarpitInterval 00:00:00

tarpitting-exchange-2
Nu zie je dat alle connectoren op 00:00:00 staan, dus uitgeschakeld.

Een specifieke Receive Connector aanpassen

Je kunt een specifieke connector aanpassen op deze manier :

set-ReceiveConnector “connector-name” –TarpitInterval 00:00:10

tarpitting-exchange-3
Nu staat de “Default DC2A” op 10 seconden en de rest blijft op 5 seconden staan

Tarpitting op specifieke connectors uitschakelen

Zoals gezegd is Tarpitting een goede zaak welke ingeschakeld zou moeten blijven.
Maar als je problemen wilt troubleshooten en/of testen, dan kun je tijdelijk tarpitting uitschakelen op een specifieke connector :

set-ReceiveConnector “connector-name” –TarpitInterval 00:00:00

tarpitting-exchange-4
Nu staat voor “Default DC2A” Tarpitting uit. de rest staan nog steeds op 5 seconden.

Het is belangrijk om na het testen de default setting van 5 seconden weer terug te zetten aangezien dit toch echt wel een goede beveiliging van je Exchange server is.

Praktijk voorbeeld :

In de logging komt wel eens een melding voor :
Tarpit for ‘0.00:00:00.670’ due to ‘DelayedAck’,Delivered

Hier is dus een poging geweest om binnen 5 seconden meerdere mails te versturen.
Het gaat hier echter om een facturatie pakket welke ‘s nachts de facturen mailt. Sommige mails worden dus weggegooid en komen dus nooit aan.

Om tarpitting globaal uit te schakelen raad ik af, Het beste kun je een nieuwe Receive Connector aanmaken waarbij alleen het ip adres van de ERP server gemachtigd is mail te versturen.
En op die connector dan tarpitting uitschakelen. Nog steeds is dit een klein risico maar wel een te verwaarlozen risico.

Exchange 2010 Retention Policy maken

Exchange 2010 Retention Policy maken

In dit artikel een voorbeeld van een Retention Policy om Deleted Items automatisch op te schonen tijdens de maintenance intervallen van Exchange 2010.

We beginnen met het maken van een Retention Policy Tag :

STAP 1
– Klik rechts in het action menu op “Create Retention Policy Tag”
– Bij “Tag Type” aangeven dat het om Deleted Items gaat
– Age Limit : Het aantal dagen dat een item in de Deleted Items beschikbaar moet blijven nadat het een item verplaatst is naar de Deleted Items
– Action to take : Wat moet er gebeuren met de items nadat de Age Limit overschreden is. In dit geval “Permanently Delete”
– Geef de Policy Tag een duidelijke naam en klik op “OK”
– De Policy Tag is nu gemaakt.
PolicyTagMaken

STAP 2
Het maken van de Retention Policy en daar de mailboxen aan hangen :
– Ga naar het tabblad “Retention Policies” zoals hieronder in de afbeelding te zien is
– Klik rechts in het action menu op “New Retention Policy”
– Geef de Policy een duidelijke naam.
– Bij “Assign tags to the policy” op “Add” klikken en de zojuist gemaakt Policy Tag toevoegen.
PolicyMaken

– Ga vervolgens naar het tabblad “Mailboxes”
– Klik op “Add” en voeg de mailboxen toe waarvan je wilt dat deze onder de nieuwe policy gaan vallen.
– Klik op “OK” en de policy is klaar voor gebruik.
PolicyMailboxenToevoegen

We kunnen nu wachten tot Exchange van start gaat met de dagelijkse maintenance (default tussen 1 en 5 uur ‘s nachts), maar als je geen geduld hebt kun je maintenance ook forceren op 1 mailbox (of alle) om te kijken of het werkt.

Hiervoor gebruik je het cmdlet (via de Exchange Management Shell) :
Voor een enkele mailbox :
Start-ManagedFolderAssistant – Identity PietjePuk

Voor alle mailboxen :
Get-Mailbox |Start-ManagedFolderAssistant

Vervolgens kun je gaan checken of de Policy zijn werk heeft gedaan en de items in de Deleted Items getagd heeft :
In de onderstaande afbeelding zien we bij de rood omcirkelde velden dat de Policy Tag inderdaad toegepast is en het item op 27-6-2016 verloopt en daarna verwijderd zal worden.
deleteditemtagged

Het komt wel eens voor dat items wel getagged worden, maar niet verwijderd.
Na veel zoeken blijkt dat het om een database setting kan gaan welke permanent verwijderen tegenhoudt als er géén backup van gemaakt is.
De setting kun je (als je dat wil of als je geen *kuch* backup wilt/kunt maken 🙂 ) uit zetten.

Dit doe je door naar “Database Management” te gaan, de properties van de betreffende database op te vragen en naar het tabblad “Limits” te navigeren.
Je kunt daar het vinkje uitschakelen bij “Don’t permanently delete items until the database has been backed up”
Hou wel in het achterhoofd dat bij een “oepsje” het item écht weg is en dus niet meer terug te halen is vanuit een backup !
DatabaseSetting

Retention Policies zijn een fantastische oplossing tegen de notoire emailbewaarders die niks weg willen of zeggen kunnen te gooien.
Hiermee help je ze een handje om mailboxen toch enigszins opgeruimd te krijgen.
Papieren post bewaar je tenslotte ook niet oneindig in de prullenbak toch ?

Exchange 2010 ManagedFolderAssistant gebruiken

Exchange 2010 ManagedFolderAssistant gebruiken

Sinds SP1 voor MS Exchange is het Start-ManagedFolderAssistant aangepast.
In de RTM versie kan met de Identity parameter aangegeven worden om alle mailboxen op een server te processen en met de Mailbox parameter een specifieke mailbox.

Sinds SP1 voor Exchange 2010 is de Mailbox parameter er uit gehaald en de parameter Identity zo aangepast dat men een mailbox of mail user kan processen.

Bijvoorbeeld : Start-ManagedFolderAssistant -identity Pietjepuk om een enkele mailbox te gaan onderhouden.

Wanneer men alle mailboxen wil onderhouden, gebruik dan het volgende cmdlet :

Get-Mailbox |Start-ManagedFolderAssistant
Get-Mailbox list alle aanwezige mailboxen en pipet deze naar het Start-ManagedFolderAssistent commando en zal dus zo alle mailboxen aflopen.

Mailbox exporteren naar PST in Exchange 2010/2013

Mailbox exporteren naar PST in Exchange 2010/2013

Vanaf Exchange 2010 SP1 heeft Microsoft een nieuwe methode ontwikkeld om de inhoud van een mailbox te exporteren naar een PST bestand. Standaard heeft geen enkel gebruikersaccount rechten om de inhoud van een mailbox te mogen exporteren. Deze rechten moeten expliciet toegewezen worden aan de accounts die de Mailbox Export Request methode gaan gebruiken. Tevens is het van belang te weten dat de Mailbox Export Request alleen te gebruiken is op een Client Access Server. Omdat er meerdere Client Access Servers aanwezig kunnen zijn in een netwerk kan je Mailbox Export Request op al deze servers gebruiken. Het pad waar de inhoud naar toe moet worden geëxporteerd moet een UNC-pad zijn, en geen lokaal pad.

De geëxporteerde inhoud van de mailbox wordt geplaatst op een locatie naar keuze, het is van belang dat de Exchange Trusted Subsystem minimaal lees-/schrijfrechten heeft op deze locatie.

Mailbox Export Request rechten instellen

Allereerst moeten we ervoor zorgen dat de rechten juist staat ingesteld op locatie waar de PST bestanden naartoe worden geëxporteerd. Het enige wat je daarvoor hoeft te doen is de Security Group Exchange Trusted Subsystem lees-/schrijfrechten heeft op deze locatie.

1

Open vervolgens de Exchange Management Shell(open deze niet als Administrator). Geef het administrator account de juiste rechten met de volgende cmdlet:

New-ManagementRoleAssignment –Role “Mailbox Import Export” –User domein\gebruikersnaam

2

Als je als deze gebruiker bent ingelogd herstart je Exchange Management Shell sessie om de gebruiker toegang te geven tot de nieuwe cmdlets.

Exchange mailbox exporteren naar een PST bestand

Nu alles juist staat geconfigureerd kunnen we de New-MailboxExportRequest cmdlet gebruiken om de inhoud van een mailbox te exporteren. De enige twee parameters die we voor deze commando moeten gebruiken is de locatie waar het PST bestand naartoe moet worden geëxporteerd en de naam van de mailbox die moet worden geëxporteerd.

Om een mailbox te exporteren ziet de cmdlet er als volgt uit:

New-MailboxExportRequest –Mailbox mvandijk –FilePath \\win-9TEH2L2G2S8\Support\Export\mvandijk.pst

3

Met de cmdlet Get-MailboxExportRequest kan je de status van de export zien.

Get-MailboxExportRequest

4

Om meer details te kunnen zien over de mailbox, gebruik dan de volgende cmdlet:

Get-MailboxExportRequest -Name MailboxExport | fl

5

Tijdens het exporteren van de mailbox kan je heel eenvoudig de export actief monitoren met de cmdlet Get-MailboxExportRequestStatistics

Get-MailboxExportRequest | Get-MailboxExportRequestStatistics

6

Mailbox export voltooien

Nadat een aanvraag voor het exporteren van een mailbox is voltooid, blijft deze op de server staan totdat deze is verwijdert door de Administrator met cmdlet Remove-MailboxExportRequest

Om een overzicht te zien van de alle voltooide exports, gebruik de volgende cmdlet:

Get-MailboxExportRequest | where {$_.status -eq “Completed”}

7

Wanneer je klaar bent met het exporteren van de mailboxen moeten de aanvragen uit Exchange worden verwijdert.

Get-MailboxExportRequest | where {$_.status -eq “Completed”} | Remove-MailboxExportRequest

8

Bron : Windowstechblog.nl

Exchange 2010 : foldernamen in andere taal

Exchange 2010 : foldernamen in andere taal

Het komt wel eens voor dat je een postvak hebt waarin bijvoorbeeld Engelse namen gebruikt worden zoals “Inbox” i.p.v. “Postvak IN”

In Exchange kun je dit op server niveau eenvoudig aanpassen.

Ga hiervoor op de server naar de Exchange Management Shell (Deze wijziging kun je niet via de GUI doen)

Gebruik het onderstaande commando :

Set-MailboxRegionalConfiguration -Identity “Postvak Naam” -Language “nl-NL” -LocalizeDefaultFolderName:$true

Daarna Outlook opnieuw starten en de foldernamen zijn in het Nederlands !

Exchange verstuurd bijlages als Winmail.dat

Exchange verstuurd bijlages als Winmail.dat

Dit is eenvoudig op te lossen door het versturen in rich-text formaat uit te schakelen.
Hierdoor worden bijlages niet meer geconverteerd naar winmail.dat.

Ga hiervoor naar de Exchange management console :

winmaildat