Zo maak je handige verzendlijsten in Word

word-verzendlijst-artikel-logo

Er zullen ongetwijfeld dagen zijn dat je niet vierhonderd brieven de deur uitstuurt die allemaal moeten worden voorzien van een persoonlijke aanhef en andere persoonsgebonden informatie. Juist daarom is de kans groot dat je de functie verzendlijsten in Word niet kent en uren besteedt aan iets wat in een paar minuten mogelijk is (en ook nog eens minder foutgevoelig is). Wij helpen je die tijd besparen.

1 Wat zijn verzendlijsten?

Verzendlijsten is een functie binnen Word die je in staat stelt om gegevens te importeren uit bijvoorbeeld een Excel-document. Stel dat je een Excel-document hebt met de gegevens van 25 personen, dan zal Word met behulp van de functie Verzendlijsten aan de hand daarvan 25 documenten produceren waarin die gegevens zijn verwerkt. De rest van het document vul je aan met standaardinformatie die voor ieder document en iedere brief hetzelfde is. Zo kun je dus heel snel persoonlijke brieven genereren, terwijl je toch maar één keer het werk hoeft te doen.
word-verzendlijst-1

 

2 Even nadenken

Het klinkt een beetje knullig, maar even pas op de plaats maken is één van de nuttigste stappen in deze workshop. Niets is vervelender dan alles in kannen en kruiken hebben, en daarna ontdekken dat je het Excel-document moet aanpassen omdat je nog iets bent vergeten. Denk na wat je in het Word-document wilt hebben. Ter illustratie sturen wij een uitnodiging voor een bruiloft. We hebben daarvoor ten eerste NAW-gegevens nodig voor de adressering en persoonlijke aanhef, maar willen ook graag tafelnummers toekennen voor het diner. Er komen tweehonderd gasten, dus je kunt je voorstellen dat dat handmatig een enorme klus zou zijn. Met een verzendlijst is dat zo gepiept.

word-verzendlijst-2

 

3 Word-document maken

Nu je in de basis een idee hebt van wat je in je document (in ons geval een brief) wilt zetten, wordt het tijd om dat daadwerkelijk uit te werken. Start Word en maak een nieuw document, via Bestand / Nieuw / Leeg document. Je kunt er overigens ook gewoon voor kiezen om een sjabloon te gebruiken, dat heeft geen invloed op het eindresultaat. Maak vervolgens het document of schrijf de brief die je uiteindelijk wilt versturen. Maak deze brief helemaal compleet, inclusief aanhef, adres rechtsboven (indien van toepassing) en in ons geval: toewijzing van de tafelnummers. Maak de gegevens die je straks automatisch wilt laten invullen even vetgedrukt, dan vergeet je het straks niet. Door de brief volledig te maken, heb je voor jezelf een concreet overzicht of je niets bent vergeten. Controleer het document en laat het eventueel nog controleren door andere belanghebbenden (je partner, collega enzovoort) om te zien of je niets bent vergeten. Sla het document op.

word-verzendlijst-3

 

4 Excel-document maken

Vervolgens maak je het Excel-document. Het scheelt natuurlijk helemaal tijd als je alle namen en adressen al in Excel hebt staan, zodat je alleen nog maar de ontbrekende elementen hoeft toe te voegen. Klik op Bestand / Nieuw / Lege werkmap om het nieuwe document te maken. Sjablonen zijn in dit geval niet gewenst, dat zorgt alleen maar voor verwarring, houd het zo kaal en eenvoudig mogelijk. Wat belangrijk is om te weten, is dat de kolommen in Excel dienen as onderwerpen (dus naam, adres, tafelnummer enzovoort) en dat de rijen dienen als opsomming van al die gegevens, oftewel, in ons geval is elke rij een andere persoon.

5 Excel-document invullen

Nu kun je het Excel-document gaan invullen. In ons geval plaatsen we de volgende kopjes in de eerste regel van het document: Voornaam, Achternaam, Adres, Postcode, Woonplaats en Tafelnummer. Zodra je dit hebt gedaan, blokkeer je de bovenste rij in het document door te klikken op het tabblad Beeld in het lint en vervolgens op Blokkeren / Bovenste rij blokkeren. Dat is handig; zo kun je bij lange documenten zien in welke kolom je ook alweer werkt wanneer je naar beneden scrolt. Vervolgens vul je het document verder in: dus op elke regel van iedereen de informatie die bij de kopjes hoort (in ons geval dus voornaam, achternaam enzovoort). Wil je de documenten per mail versturen, dan is een kopje E-mailadres ook nodig.

word-verzendlijst-4

Let op de juiste celeigenschappen

Wanneer je alleen maar tekst gebruikt in het Excel-document waarmee je in Word documenten wilt genereren, dan hoef je je verder niet druk te maken om celeigenschappen. Maar wil je in het uiteindelijke document ook, bijvoorbeeld, bedragen noemen, dan zijn celeigenschappen wel van belang. Met celeigenschappen vertel je Excel wat de inhoud van een cel precies is. Want wij mogen het verschil tussen een bedrag, een datum of een huisnummer weliswaar eenvoudig kunnen zien, Excel kan dat niet. Om Excel te vertellen wat de inhoud van een cel precies voorstelt, klik je met de rechtermuisknop op de cel en kies je voor Celeigenschappen. In het venster dat verschijnt kun je aan de linkerkant kiezen wat voor soort inhoud de cel bevat, en aan de rechterkant kun je dit verder configureren (bijvoorbeeld door aan te geven hoeveel getallen er achter de komma moeten worden weergegeven).

6 Wizard afdruk samenvoegen

Je Word-document staat in de steigers en alle adressen en overige informatie zijn ingevuld in het Excel-document. Word kan heel veel met de informatie uit Excel, maar dan moet het programma natuurlijk wel eerst even weten om welk document het gaat en wat het daar precies mee moet doen. Die koppeling maak je heel eenvoudig met behulp van de wizard in Word. Zorg dat je het document in Word waarin je de gegevens wilt invoegen, open hebt en klik op Verzendlijsten / Afdruk samenvoegen starten / Stapsgewijze Wizard afdruk samenvoegen.

word-verzendlijst-5

 

7 Excel-document selecteren

Nu wordt het tijd om de belangrijke keuzes te maken. In de eerste stap hoef je niets te kiezen, we hebben immers al een document gemaakt. Klik op Volgende en laat de optie Het huidige document gebruiken geselecteerd staan. Klik wederom op Volgende. Laat de optie Een bestaande lijst gebruiken geselecteerd staan en klik op Bladeren. Navigeer nu naar het adressenbestand dat je hebt gemaakt en klik op Openen en op OK in het venster dat verschijnt. Je ziet nu de adressen uit het Excel-document verschijnen, waarbij de eerste rij (met de omschrijvingen naam, adres enzovoort) wordt gebruikt als kopregel. Klik op Volgende.

word-verzendlijst-6

 

Reageer !

reacties