Exchange 2010 Retention Policy maken

In dit artikel een voorbeeld van een Retention Policy om Deleted Items automatisch op te schonen tijdens de maintenance intervallen van Exchange 2010.

We beginnen met het maken van een Retention Policy Tag :

STAP 1
– Klik rechts in het action menu op “Create Retention Policy Tag”
– Bij “Tag Type” aangeven dat het om Deleted Items gaat
– Age Limit : Het aantal dagen dat een item in de Deleted Items beschikbaar moet blijven nadat het een item verplaatst is naar de Deleted Items
– Action to take : Wat moet er gebeuren met de items nadat de Age Limit overschreden is. In dit geval “Permanently Delete”
– Geef de Policy Tag een duidelijke naam en klik op “OK”
– De Policy Tag is nu gemaakt.
PolicyTagMaken

STAP 2
Het maken van de Retention Policy en daar de mailboxen aan hangen :
– Ga naar het tabblad “Retention Policies” zoals hieronder in de afbeelding te zien is
– Klik rechts in het action menu op “New Retention Policy”
– Geef de Policy een duidelijke naam.
– Bij “Assign tags to the policy” op “Add” klikken en de zojuist gemaakt Policy Tag toevoegen.
PolicyMaken

– Ga vervolgens naar het tabblad “Mailboxes”
– Klik op “Add” en voeg de mailboxen toe waarvan je wilt dat deze onder de nieuwe policy gaan vallen.
– Klik op “OK” en de policy is klaar voor gebruik.
PolicyMailboxenToevoegen

We kunnen nu wachten tot Exchange van start gaat met de dagelijkse maintenance (default tussen 1 en 5 uur ’s nachts), maar als je geen geduld hebt kun je maintenance ook forceren op 1 mailbox (of alle) om te kijken of het werkt.

Hiervoor gebruik je het cmdlet (via de Exchange Management Shell) :
Voor een enkele mailbox :
Start-ManagedFolderAssistant – Identity PietjePuk

Voor alle mailboxen :
Get-Mailbox |Start-ManagedFolderAssistant

Vervolgens kun je gaan checken of de Policy zijn werk heeft gedaan en de items in de Deleted Items getagd heeft :
In de onderstaande afbeelding zien we bij de rood omcirkelde velden dat de Policy Tag inderdaad toegepast is en het item op 27-6-2016 verloopt en daarna verwijderd zal worden.
deleteditemtagged

Het komt wel eens voor dat items wel getagged worden, maar niet verwijderd.
Na veel zoeken blijkt dat het om een database setting kan gaan welke permanent verwijderen tegenhoudt als er géén backup van gemaakt is.
De setting kun je (als je dat wil of als je geen *kuch* backup wilt/kunt maken 🙂 ) uit zetten.

Dit doe je door naar “Database Management” te gaan, de properties van de betreffende database op te vragen en naar het tabblad “Limits” te navigeren.
Je kunt daar het vinkje uitschakelen bij “Don’t permanently delete items until the database has been backed up”
Hou wel in het achterhoofd dat bij een “oepsje” het item écht weg is en dus niet meer terug te halen is vanuit een backup !
DatabaseSetting

Retention Policies zijn een fantastische oplossing tegen de notoire emailbewaarders die niks weg willen of zeggen kunnen te gooien.
Hiermee help je ze een handje om mailboxen toch enigszins opgeruimd te krijgen.
Papieren post bewaar je tenslotte ook niet oneindig in de prullenbak toch ?

Reageer !

reacties